Politique de confidentialités

Politique de protection des données à caractère personnel

La société ARMONIS  (SIRET : 491 265 609 00017) dont le siège social est situé 12 rue Poulmarch 94200 Ivry-sur-Seine est le propriétaire et responsable du traitement des données à caractère personnel que vous nous communiquez en tant que stagiaire ou contact.

Cette note d’information a pour objectif de vous expliquer comment nous collectons, utilisons et communiquons les informations que vous nous fournissez via les documents que vous nous transmettez par courrier postal, par courriel, ou via notre site internet, via nos portails dédiés.

Nous prenons les dispositions nécessaires afin d’assurer un niveau de sécurité de vos données personnelles, en lien et en conformité avec la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, dite « Informatique et Libertés », le décret 2018-687 du 01/08/18 et la nouvelle réglementation européenne, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/79 du 27 avril 2016), applicable à compter du 25 mai 2018.

1. Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?

Nous collectons et traitons notamment vos nom, prénom, adresse postale, adresse courriel professionnelle ou personnelle, numéro de téléphone,  votre fonction dans votre établissement, nom de votre employeur, historiques des formations suivies, vos souhaits de formation, données de connexions (dates et heures de connexions, adresse IP) et données de navigation.

Dans l’hypothèse où vous l’avez préalablement accepté, certaines informations, notamment techniques (adresse IP de votre ordinateur) ou concernant la consultation du site ainsi que l’utilisation de ses fonctionnalités (données de navigation), peuvent être collectées automatiquement du fait de vos actions sur notre site ou sur nos autres applications.

2. A quel moment collectons-nous vos données personnelles ?

Nous collectons les informations que vous nous fournissez notamment lorsque :

• Vous contactez notre service client;
• Vous nous adressez un message car vous souhaitez être contacté(e) par notre équipe;
• Vous demandez un devis;
• Votre employeur vous pré-inscrit ou vous inscrit sur l’une de nos formations ;
• Vous vous pré-inscrivez ou vous vous inscrivez sur l’une de nos formations ;
• Vous complétez une fiche d ‘évaluation de fin de formation ;
• Vous nous demandez de vous adresser notre catalogue de formations ou toute autre documentation ;
• Vous naviguez sur nos sites, consultez des produits, utilisez nos services ou installez une application mobile ;
• Vous téléchargez  toute documentation relative à l’une de nos formations ;
• Vous souhaitez postuler en tant que formateur ;

3. Quelles sont les finalités et/ou les bases légales des traitements ?

Nous utiliserons vos données personnelles soit dans le cadre de l’exécution du contrat qui nous lie, soit pour un ou plusieurs objectifs suivants :

• Pour effectuer des opérations relatives à la gestion de nos formations : conventions/contrats de formations, convocations, facturation, comptabilité/fiscalité, gestion de votre compte stagiaire, suivi de notre relation avec vous, conservation de l’historique des formations suivies, gestion des réclamations, impayés, contentieux, établissement du bilan pédagogique et financier ;
• Pour être en mesure de rééditer des documents ou établir des attestations afin de répondre à la demande d’anciens stagiaires ou de formateurs  (ex : attestation de suivi de formation, contrat de travail, bulletin de paie…).
• Pour l’amélioration de nos formations et services lorsque vous complétez les fiches d’évaluation de fin de formation, ou participez à des sondages, des études, des enquêtes
• Pour l’élaboration de statistiques relatives aux formations suivies; pour la caractérisation de profils des stagiaires et l’analyse de vos préférences en matière de choix de formation.
• Pour l’amélioration de votre expérience utilisateur sur notre site et pour bénéficier des fonctionnalités et services du site ;
• Pour l’établissement de statistiques relatives à la consultation et à l’utilisation du site
• Pour étudier et répondre à votre candidature en tant que formateur ;

4.  Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?

Les destinataires des données sont :

• ARMONIS
• Les prestataires de services avec lesquels nous travaillons pour la gestion de vos inscriptions et demandes diverses ainsi que pour l’exécution de certains services  (facturation, comptabilité, paiement, recouvrement, satisfaction client, gestion de fichiers de suivi stagiaire, diffusion de catalogues, campagnes de communications, publicités, gestion informatique etc…) dans le cadre des finalités précédemment mentionnées, et uniquement dans la limite nécessaire à l’accomplissement des tâches qui leur sont confiées.  Nous exigeons de manière stricte de nos prestataires de services qu’ils utilisent vos données personnelles uniquement pour gérer les services que nous leur demandons de fournir. Nous demandons également à ces prestataires de toujours agir en conformité avec les lois applicables en matière de protection de données personnelles et d’accorder une attention particulière à la confidentialité et à la sécurité de ces données.

Vos données personnelles pourront être communiquées en application d’une loi, d’un règlement, d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire et enfin, si nécessaire pour ARMONIS, afin de préserver ses droits et intérêts.

En aucun cas, vos données personnelles ne seront et ne pourront être cédées à des tiers.

5. Où sont stockées vos données personnelles et sont-elles en sécurité ?

Vos données personnelles sont stockées soit dans nos bases de données soit dans celles de nos prestataires de services, lesquelles sont situés au sein de l’Union Européenne.

Nous attachons une grande importance à la sécurité de vos données. C’est la raison pour laquelle nous mettons en œuvre toutes les mesures appropriées pour empêcher, dans la mesure du possible, toute altération ou perte de vos données ou tout accès non autorisé à celles-ci.

6. Quels sont vos droits concernant vos données personnelles ?

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement des données personnelles vous concernant, ainsi que d’un droit à la limitation du traitement et un droit à la portabilité de vos données. Vous disposez également du droit d’opposition pour motif légitime au traitement de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition au traitement de vos données à des fins de prospection.

Vous pouvez exercer ces droits dans la limite du respect des obligations légales de conservation qui nous incombent.

Vous disposez enfin du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Vous pouvez exercer ces droits à tout moment en nous adressant votre demande :

• Par courrier postal : ARMONIS – 12 rue Poulmarch 94200 Ivry-sur-Seine
• Par courriel : anne.robin@armonis.fr

Toute demande par courrier postal ou courriel devra être signée et accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité portant votre signature et préciser l’adresse à laquelle devra vous parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d’un à trois mois suivant la réception de la demande. Votre demande sera étudiée au regard des obligations de conservation légales qui nous incombent.

7. Quelle est la durée de conservation de vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Ainsi, vos données sont conservées pendant la durée de notre relation contractuelle. Elles sont ensuite conservées en archivage pour tout usage permettant de remplir nos obligations de conservation légales, comptables, fiscales et dans l’objectif de nous permettre de rééditer des documents pendant 40 ans (ex : attestation de présence aux formations, contrats de travail, bulletins de salaire…) afin de répondre au mieux à vos demandes de rééditions d’historiques.

Les données personnelles des personnes avec qui nous n’avons pas établi de relation contractuelle sont conservées pendant 2 ans.